Power Query: unire tutti i file di una cartella in una sola tabella

Ogni mese arriva un file nuovo: le vendite, le presenze, gli ordini. Stesse colonne, dati diversi. E ogni mese qualcuno li apre uno per uno, copia, incolla in fondo al file riepilogativo e spera di non aver saltato una riga.

Con Power Query questo lavoro si fa una volta sola. Metti i file in una cartella, dici a Excel di unirli, e da quel momento ti basta aggiungere il file nuovo alla cartella e premere Aggiorna tutto. In questa guida vediamo come, passo per passo, con i nomi esatti dei menu di Excel in italiano.

Prima di iniziare: prepara la cartella

Power Query prende tutti i file che trova nella cartella, quindi la cartella deve contenere solo quelli da unire. Due regole evitano il 90% dei problemi:

• Stesse intestazioni in tutti i file. Power Query affianca le colonne in base al nome: se in un file la colonna si chiama Quantità e in un altro Quantita, per Excel sono due colonne diverse.
• Il file Excel con la query va salvato fuori dalla cartella. Altrimenti, al primo aggiornamento, Power Query prova a unire anche lui.

Un nome di file con la data dentro, come Vendite_2025_01_Gennaio.csv, non è obbligatorio ma aiuta: i file restano in ordine e il nome finisce nella tabella finale, così sai sempre da dove arriva ogni riga.

Unire i file: i passaggi

1. Collega la cartella

   Apri una cartella di lavoro vuota. Nella scheda Dati › Recupera dati › Da file › Da cartella. Si apre la finestra Sfoglia: seleziona la cartella con i file e premi Apri.

2. Controlla l'elenco dei file

   Excel mostra una finestra con una riga per ogni file: nome, estensione, date, percorso. È il momento di verificare che ci siano tutti e solo i file giusti. Se vedi file estranei, leggi più sotto come escluderli.

3. Scegli Combina e trasforma dati

   In basso, apri la freccia accanto a Combina e scegli Combina e trasforma dati. Esiste anche Combina e carica, che fa tutto in un colpo, ma passare dall'editor ti permette di controllare il risultato prima di portarlo nel foglio.

4. Imposta il file di esempio

   Si apre la finestra Combina file. Power Query usa un file, il file di esempio, per capire com'è fatta la struttura, poi applica le stesse regole a tutti gli altri. Per un CSV controlla tre impostazioni:

   • Origine file: la codifica dei caratteri. Se le lettere accentate escono storpiate (Città invece di Città) scegli 65001: Unicode (UTF-8).
   • Delimitatore: il carattere che separa le colonne. I gestionali italiani usano quasi sempre il punto e virgola.
   • Rilevamento tipo di dati: lascia il valore proposto, che guarda le prime righe per capire se una colonna contiene date, numeri o testo.

   Premi OK.

5. Guarda cosa ha fatto Power Query

   Si apre l'editor di Power Query con la tabella unita. Tre cose da notare:

   • La prima colonna, Source.Name, contiene il nome del file da cui arriva ogni riga. Puoi rinominarla con un doppio clic sull'intestazione, per esempio in File.
   • Nel riquadro Query a sinistra compaiono alcune query di supporto (il file di esempio, un parametro e una funzione di trasformazione). Sono il meccanismo che applica le regole a ogni file: non cancellarle.
   • A destra, in Passaggi applicati, c'è l'elenco di tutto quello che Power Query ha fatto. È la ricetta che verrà ripetuta a ogni aggiornamento.

6. Controlla i tipi di dato

   L'icona a sinistra di ogni intestazione indica il tipo: calendario per le date, 1.2 per i decimali, ABC per il testo. Le colonne con importi devono essere numeri decimali, le date devono essere date. Se un importo risulta testo o le date sono sbagliate, il file usa un formato regionale diverso dal tuo Excel: clic destro sull'intestazione, Cambia tipo › Usando le impostazioni locali, e scegli il tipo e la lingua del file (Italiano per 3,20 e 15/01/2025).

7. Porta il risultato nel foglio

   Nella scheda Home scegli Chiudi e carica. Excel crea un foglio nuovo con una tabella che contiene tutte le righe di tutti i file. Nel riquadro Query e connessioni leggi quante righe sono state caricate: con il kit di esercizio devono essere 1.362.

8. Il mese dopo: aggiorna

   Copia il file del nuovo mese nella cartella, torna in Excel e scegli Dati › Aggiorna tutto (oppure Ctrl+Alt+F5). Power Query rilegge la cartella, trova il file nuovo e ripete tutti i passaggi. Per provarlo con il kit: togli il file di dicembre, unisci gli altri undici (1.261 righe), poi rimetti dicembre e aggiorna.

Gli errori più comuni, e come si risolvono

Nella cartella ci sono file che non c'entrano

Succede con i file temporanei di Excel (quelli che iniziano con ~$), con un riepilogo salvato nella stessa cartella o con un PDF finito lì per sbaglio. La soluzione più pulita è spostarli. Se non puoi, al passaggio 3 scegli Trasforma dati invece di Combina: nell'editor filtra la colonna Extension tenendo solo .csv (oppure .xlsx), poi premi il pulsante con le due frecce nell'intestazione della colonna Content per combinare i file rimasti.

Una colonna è vuota per un mese intero

Quasi sempre un file ha un'intestazione scritta in modo diverso. Power Query ha costruito le colonne in base al file di esempio, e la colonna con il nome sbagliato non trova corrispondenza: le sue celle risultano vuote (null). Correggi l'intestazione nel file di origine e aggiorna.

Ogni file ha delle righe di titolo prima dell'intestazione

Alcuni gestionali scrivono in cima il nome dell'azienda e la data di estrazione. La pulizia va fatta nella query di supporto Trasforma file di esempio, non in quella finale: aprila, usa Home › Riduci righe › Rimuovi righe › Rimuovi righe superiori, poi Usa la prima riga come intestazione. Così la regola viene applicata a ogni file prima dell'unione.

Ho spostato la cartella e la query va in errore

La query ricorda il percorso della cartella. Per indicarle quello nuovo: Dati › Recupera dati › Impostazioni origine dati, seleziona la cartella vecchia, Cambia origine e scegli quella nuova.

Il procedimento in video

Nel video unisco tre file CSV di vendite con lo stesso procedimento, poi li collego all'anagrafica clienti e prodotti con Unisci query, il passo successivo quando i dati arrivano da file diversi.

• 0:00 A che cosa serve Power Query
• 4:20 Recupera dati da una cartella
• 5:18 Combina e trasforma dati
• 7:00 L'editor di Power Query
• 12:03 Una colonna calcolata
• 15:54 Unire le anagrafiche (Unisci query)
• 22:43 Chiudi e carica

Il passo successivo

Unire file della stessa forma è il primo lavoro che si affida a Power Query. Il secondo è collegare tabelle diverse, come le vendite con l'anagrafica clienti, e il terzo è analizzarle con le tabelle pivot e con Power Pivot quando le righe diventano troppe per un foglio.

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